Die 5 Phasen im Verkaufsgespräch (B2B) mit Beispielen

Ein gutes Verkaufsgespräch folgt einem roten Faden. Wer die Phasen im Verkaufsgespräch kennt, weiß in jedem Moment, wo er gerade steht und was als Nächstes kommt. In diesem Artikel lernst du die 5 Phasen im Verkaufsgespräch für den B2B-Vertrieb kennen, mit Beispielsätzen für jede Phase, typischen Fehlern und einer Checkliste zum Mitnehmen.

Warum Phasen im Verkaufsgespräch so wichtig sind

Ohne Struktur passiert im Gespräch meist eins von zwei Dingen: Du redest zu früh über dein Produkt, oder du verlierst dich im Smalltalk und kommst nie zum nächsten Schritt. Die Phasen geben dir eine Landkarte. Sie sagen dir nicht Wort für Wort, was du sagen sollst, aber sie zeigen dir, welches Ziel der aktuelle Abschnitt hat.

• Du stellst die richtigen Fragen zur richtigen Zeit.

• Du erkennst, wann der Kunde bereit für eine Lösung ist.

• Du beendest jedes Gespräch mit einem klaren nächsten Schritt.

• Neue Kolleginnen und Kollegen im Team lernen schneller, weil alle mit demselben Modell arbeiten.

3, 4, 5, 7 oder 8 Phasen: Welches Modell stimmt?

Wenn du nach den Phasen im Verkaufsgespräch suchst, findest du Modelle mit drei, vier, fünf, sieben oder acht Phasen. Das liegt daran, dass Ausbildung, Einzelhandel und B2B-Vertrieb unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Im Einzelhandel gibt es zum Beispiel oft eigene Phasen für Warenvorlage und Zusatzverkauf, in IHK-Prüfungen werden die Phasen teils feiner aufgeteilt.

Inhaltlich beschreiben alle Modelle denselben Weg: Kontakt aufbauen, Bedarf verstehen, Lösung zeigen, Bedenken klären, Abschluss vereinbaren. Für den B2B-Vertrieb am Telefon oder im Video-Call hat sich das 5-Phasen-Modell bewährt, weil es kurz genug ist, um es im Kopf zu behalten.

Die 5 Phasen im Verkaufsgespräch im Überblick

• Phase 1: Begrüßung und Gesprächseinstieg

• Phase 2: Bedarfsanalyse

• Phase 3: Lösungspräsentation

• Phase 4: Einwandbehandlung

• Phase 5: Abschluss und nächster Schritt

Phase 1: Begrüßung und Gesprächseinstieg

Ziel: Vertrauen aufbauen und den Rahmen setzen. In den ersten Minuten entscheidet dein Gegenüber, ob es sich auf das Gespräch einlässt. Stell dich kurz vor, bedank dich für die Zeit und sag, wie das Gespräch ablaufen soll. Diese kurze Agenda nimmt Druck raus und zeigt, dass du vorbereitet bist.

Beispiel: „Danke, dass du dir heute Zeit nimmst. Mein Vorschlag: Ich würde dir erst ein paar Fragen zu eurer Situation stellen, dann zeige ich dir kurz, wie wir arbeiten, und am Ende schauen wir gemeinsam, ob ein nächster Schritt Sinn ergibt. Passt das für dich?“

Typischer Fehler: zu lange Smalltalk oder direkt mit der Firmenpräsentation starten.

Phase 2: Bedarfsanalyse

Ziel: verstehen, welches Problem dein Kunde lösen will, warum jetzt und wer mitentscheidet. Das ist die wichtigste Phase, denn alles Weitere baut darauf auf. Hier stellst du offene Fragen und hörst mehr zu, als du sprichst.

Beispielfragen:

• „Was hat dich dazu gebracht, dir das Thema gerade jetzt anzuschauen?“

• „Wie läuft das heute bei euch ab?“

• „Was passiert, wenn sich in den nächsten sechs Monaten nichts ändert?“

• „Wer ist außer dir noch an der Entscheidung beteiligt?“

Eine ausführliche Fragenliste findest du in unserem Artikel Bedarfsanalyse im Vertrieb: 30 Fragen mit Beispielen. Wenn das Gespräch ein Erstgespräch ist, hilft dir auch der Ablauf eines Discovery Calls.

Typischer Fehler: Die Bedarfsanalyse wird abgekürzt, weil man schnell zur Demo will.

Phase 3: Lösungspräsentation

Ziel: zeigen, wie dein Angebot genau die Probleme löst, die du in Phase 2 gehört hast. Präsentiere nicht alle Funktionen, sondern nur die, die zum Bedarf passen. Greif dafür die Worte deines Kunden wieder auf.

Beispiel: „Du hast vorhin gesagt, dass neue Kollegen im Team lange brauchen, bis sie sicher telefonieren. Genau da setzen wir an: …“

Hilfreich ist die Nutzenformulierung „Das bedeutet für dich …“. So übersetzt du Eigenschaften in einen konkreten Vorteil.

Typischer Fehler: Feature-Liste statt Nutzen, zu wenig Bezug auf die Aussagen des Kunden.

Phase 4: Einwandbehandlung

Ziel: Bedenken ernst nehmen und klären. Einwände sind kein schlechtes Zeichen, sie zeigen, dass dein Gegenüber sich ernsthaft mit dem Angebot beschäftigt. Hör zu, frag nach und antworte dann.

Beispiel: „Verstehe ich, dass dir der Preis wichtig ist. Darf ich fragen, womit du ihn gerade vergleichst?“

Für die häufigsten Einwände haben wir eigene Antworten gesammelt, etwa für „zu teuer“ oder in der Übersicht zur Einwandbehandlung am Telefon.

Typischer Fehler: sofort rechtfertigen oder einen Rabatt anbieten, bevor der Einwand verstanden ist.

Phase 5: Abschluss und nächster Schritt

Ziel: eine klare Vereinbarung. Im B2B-Vertrieb ist das nicht immer direkt der Kauf. Oft ist der Abschluss eines Gesprächs ein konkreter nächster Termin, ein Angebot oder ein Gespräch mit weiteren Entscheidern. Wichtig ist, dass Datum und Verantwortlichkeit feststehen.

Beispiel: „Wenn ich dich richtig verstanden habe, passt das gut zu eurem Ziel. Wollen wir nächste Woche einen Termin mit eurer Teamleitung machen? Wie sieht es Dienstag um 10 Uhr aus?“

Typischer Fehler: das Gespräch mit „Ich schick dir mal was“ beenden, ohne Termin.

Beispiel: Ein Verkaufsgespräch in 5 Phasen

So kann ein kurzes B2B-Verkaufsgespräch am Telefon aussehen:

• Einstieg: Vorstellung, Dank, Agenda und Zustimmung zur Agenda.

• Bedarf: drei bis fünf offene Fragen zur aktuellen Situation, zum Ziel und zu Entscheidern. Die wichtigsten Antworten notierst du mit.

• Lösung: zwei bis drei Punkte deines Angebots, jeweils mit Bezug auf eine Aussage aus der Bedarfsanalyse.

• Einwand: Nachfragen, verstehen, antworten, dann prüfen: „Ist das damit für dich geklärt?“

• Abschluss: Zusammenfassung in zwei Sätzen und konkreter nächster Termin.

Wenn du dir dafür ein Skript bauen willst, nutz unsere Gesprächsleitfaden-Vorlage für den Vertrieb.

Die Phasen immer vor Augen haben

Im Gespräch selbst ist wenig Zeit, im Kopf nach der nächsten Phase zu suchen. Viele Vertriebler kleben deshalb Zettel an den Bildschirm oder öffnen ein Dokument neben dem Call. Wir haben dafür die Call-Mat entwickelt: eine Schreibtischmatte, auf der Gesprächsphasen und Leitfragen direkt unter deinem Laptop liegen. Für Erstgespräche gibt es die Disco-Mat mit Fokus auf Discovery-Fragen. Wenn dein ganzes Team mit derselben Struktur arbeiten soll, schau dir unser Teamangebot an.

Lieber erst einmal kostenlos starten? Hol dir unsere Discovery-Call-Checkliste als PDF.

FAQ: Phasen im Verkaufsgespräch

Welche 5 Phasen hat ein Verkaufsgespräch?

Begrüßung und Gesprächseinstieg, Bedarfsanalyse, Lösungspräsentation, Einwandbehandlung sowie Abschluss mit nächstem Schritt.

Welche Phase ist die wichtigste?

Die Bedarfsanalyse. Wenn du den Bedarf nicht kennst, kannst du weder passend präsentieren noch Einwände sinnvoll beantworten.

Gibt es die Phasen im Verkaufsgespräch als PDF?

Eine Checkliste für das Erstgespräch mit Kunden bekommst du kostenlos als PDF auf unserer Checklisten-Seite.

Unterscheiden sich die Phasen im Einzelhandel und im B2B?

Die Grundidee ist gleich. Im Einzelhandel kommen oft Phasen wie Warenvorlage und Zusatzverkauf dazu. Im B2B-Vertrieb dauert die Bedarfsanalyse meist länger, und der Abschluss ist häufig erst ein nächster Termin.

Fazit

Die 5 Phasen im Verkaufsgespräch geben dir einen roten Faden: Einstieg, Bedarfsanalyse, Lösung, Einwände, Abschluss. Wer sich an diese Reihenfolge hält, redet weniger an seinem Kunden vorbei und beendet jedes Gespräch mit einem klaren nächsten Schritt. Übe die Phasen mit deinem Team, halte zu jeder Phase zwei, drei Sätze parat, und du wirst merken, wie viel ruhiger deine Gespräche laufen.