Discovery Call für Agenturen und Freelancer: So qualifizierst du Projektanfragen

Als Agentur oder Freelancer kennst du das: Eine Anfrage kommt rein, du investierst Stunden in ein Angebot, und am Ende hört man nie wieder etwas. Oder das Projekt startet, und nach zwei Wochen stellt sich heraus, dass Budget, Erwartungen und Zeitplan nie zusammengepasst haben. Ein strukturierter Discovery Call vor dem Angebot verhindert genau das. In diesem Artikel erfährst du, welche Fragen du als Dienstleister stellen solltest und wie du so ein Gespräch aufbaust.

Warum Agenturen und Freelancer einen Discovery Call brauchen

Im Projektgeschäft entscheidet sich im Erstgespräch fast alles: ob das Projekt zu dir passt, ob der Kunde realistische Vorstellungen hat und ob ein Angebot überhaupt Sinn ergibt. Ein guter Discovery Call bringt dir:

• weniger Angebote für die Schublade, weil du früh erkennst, wenn es nicht passt,

• bessere Angebote, weil sie genau auf das eigentliche Ziel des Kunden zugeschnitten sind,

• weniger Ärger im Projekt, weil Erwartungen von Anfang an geklärt sind,

• höhere Preise, weil du über Wirkung statt nur über Stunden sprichst.

Der Ablauf in 30 Minuten

1. Einstieg (2–3 Minuten): Rahmen setzen und erklären, dass du erst verstehen willst, bevor du etwas anbietest.

2. Ziel und Anlass (8 Minuten): Was soll das Projekt erreichen, warum gerade jetzt?

3. Ausgangslage (5 Minuten): Was gibt es schon, was wurde bereits versucht?

4. Rahmenbedingungen (8 Minuten): Budget, Zeitplan, Entscheider, Zusammenarbeit.

5. Nächster Schritt (3–5 Minuten): Angebot, Workshop oder ehrliches Nein.

Die allgemeine Struktur eines Discovery Calls findest du ausführlich im Artikel zum Discovery Call Ablauf.

Die wichtigsten Fragen für Dienstleister

Ziel und Anlass

• „Was soll nach dem Projekt anders sein als heute?“

• „Woran würden Sie in sechs Monaten merken, dass es sich gelohnt hat?“

• „Warum ist das Thema gerade jetzt dran?“

Viele Kunden kommen mit einer Lösung („Wir brauchen eine neue Website“). Deine Aufgabe ist herauszufinden, welches Problem dahinter steckt, zum Beispiel zu wenige Anfragen. Das verändert oft das ganze Angebot.

Ausgangslage

• „Was haben Sie schon versucht, und was hat nicht funktioniert?“

• „Mit wem haben Sie bisher gearbeitet, und was hat Ihnen dabei gefehlt?“

• „Was gibt es schon, das wir nutzen können: Texte, Daten, Designs?“

Budget

Die Budgetfrage ist für viele Freelancer unangenehm, aber ohne sie schreibst du Angebote ins Blaue. Bewährte Formulierungen:

• „Haben Sie einen Budgetrahmen im Kopf, damit ich das Angebot passend zuschneiden kann?“

• „Projekte wie dieses liegen bei uns meist zwischen X und Y Euro. Passt das grob zu Ihrer Vorstellung?“

Die zweite Variante funktioniert besonders gut, wenn der Kunde keine Zahl nennen will. Du gibst einen Rahmen vor und siehst an der Reaktion, ob ihr zusammenpasst.

Zeitplan und Entscheidung

• „Bis wann soll das Projekt live sein, und gibt es einen festen Termin dahinter?“

• „Wer entscheidet am Ende über das Angebot?“

• „Wer wäre im Projekt unser Ansprechpartner und wie viel Zeit hat diese Person dafür?“

Die letzte Frage wird oft vergessen. Fehlende Zeit auf Kundenseite ist einer der häufigsten Gründe, warum Projekte sich verzögern.

Warnsignale im Gespräch

• Der Kunde kann das Ziel nicht benennen, nur „irgendwas mit Social Media“.

• Kein Budget, aber „großes Potenzial für Folgeaufträge“.

• Der Entscheider ist nicht greifbar und soll erst „später“ dazukommen.

• Der Zeitplan ist extrem knapp, ohne dass Inhalte oder Ansprechpartner bereitstehen.

Ein Warnsignal allein ist kein Grund abzusagen, aber mehrere zusammen sollten dich vorsichtig machen. Ein ehrliches „Ich glaube, wir passen gerade nicht zusammen“ spart beiden Seiten Zeit.

Vom Discovery Call zum Angebot

Schick nach dem Gespräch zuerst eine kurze Zusammenfassung: Ziel, Ausgangslage, Rahmenbedingungen, nächster Schritt. Erst wenn der Kunde bestätigt, dass du richtig verstanden hast, schreibst du das Angebot. So verhinderst du Angebote, die am Bedarf vorbeigehen. Mehr dazu im Artikel zum Follow-up nach dem Discovery Call. Passende Fragen für andere Situationen findest du in unserer Sammlung der Discovery Call Fragen.

Die Fragen im Blick behalten

Gerade wenn du zwischen Projektarbeit und Akquise wechselst, fehlt im Erstgespräch schnell die Struktur. Die Disco-Mat liegt als Schreibtischunterlage vor dir und zeigt dir alle Phasen und Fragen eines Discovery Calls. Für Agenturteams gibt es einen Teamrabatt.

Zum Ausdrucken: unsere kostenlose Discovery-Call-Checkliste unter disco-mat.de/checkliste.

Fazit

Für Agenturen und Freelancer ist der Discovery Call der wichtigste Schritt vor jedem Angebot. Klär Ziel und Anlass, die Ausgangslage, Budget, Zeitplan und Entscheider, achte auf Warnsignale und bestätige deine Zusammenfassung, bevor du ein Angebot schreibst. So investierst du deine Zeit in die Projekte, die wirklich zu dir passen.