Telefonleitfaden Terminvereinbarung: Vorlage und Beispiel zum Kopieren
Marvin Karis · Gründer von Disco Mat
Ein Telefonleitfaden zur Terminvereinbarung ist ein kurzes Gesprächsskript, das dich in wenigen Minuten vom Gesprächseinstieg zu einem festen Termin führt. Ziel des Anrufs ist nicht, am Telefon zu verkaufen, sondern einen Termin für ein ausführliches Gespräch zu vereinbaren. Hier bekommst du eine Vorlage in 6 Schritten mit Beispielsätzen.
Die Vorlage in 6 Schritten
1. Begrüßung und Vorstellung
„Guten Tag Herr Meier, hier ist Lisa Schmidt von Firma X.“
2. Erlaubnis einholen
„Ich rufe unangekündigt an. Haben Sie kurz zwei Minuten, dann sage ich Ihnen, worum es geht, und Sie entscheiden, ob es passt?“
3. Grund des Anrufs
„Wir arbeiten mit Vertriebsinnendiensten im Maschinenbau, bei denen neue Kollegen lange brauchen, bis sie am Telefon sicher sind.“
4. Eine Frage stellen
„Wie ist das bei Ihnen, wenn neue Leute im Team anfangen?“
5. Termin vorschlagen
„Dann lohnt sich vermutlich ein Gespräch von 20 Minuten, in dem ich mir genauer anhöre, wie Sie das heute machen. Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder eher Donnerstagnachmittag?“
6. Termin bestätigen
„Super, dann schicke ich Ihnen gleich eine Einladung für Dienstag, 10 Uhr. Wer sollte von Ihrer Seite noch dabei sein?“
Antworten auf typische Einwände
„Schicken Sie mir Unterlagen.“ Antworten: Einwand „Schicken Sie mir Unterlagen“
„Keine Zeit.“ Antworten: Einwand „Keine Zeit“
„Kein Interesse.“ Antworten: Einwand „Kein Interesse“
„Rufen Sie später an.“ Antworten: Einwand „Rufen Sie später an“
5 Tipps für mehr Termine
Zwei konkrete Termine anbieten statt „Wann passt es Ihnen?“
Kurz bleiben: Der Anruf zur Terminvereinbarung dauert selten länger als fünf Minuten.
Nicht pitchen: Das Produkt erklärst du im Termin, nicht am Telefon.
Einladung sofort verschicken, noch während des Gesprächs oder direkt danach.
Am Vortag kurz erinnern, damit der Termin auch stattfindet.
Den ganzen Ablauf eines Kaltakquise-Gesprächs findest du im Cold Call Leitfaden, eine ausführliche Vorlage für alle Gesprächsphasen im Gesprächsleitfaden Vertrieb. Wichtig: Für Werbeanrufe gelten rechtliche Regeln. Kläre im Zweifel vorab, ob du anrufen darfst.
Häufige Fragen
Wie lang sollte ein Telefonleitfaden sein?
Eine Seite. Er soll Orientierung geben, kein Text zum Ablesen sein.
Gibt es den Telefonleitfaden als PDF?
Eine kostenlose Checkliste fürs Erstgespräch bekommst du auf unserer Checklisten-Seite.
Sollte ich den Leitfaden wörtlich ablesen?
Nein. Lern die Struktur und ein, zwei Schlüsselsätze pro Schritt, den Rest sagst du in deinen eigenen Worten.
Passende Begriffe
Gatekeeper · Elevator Pitch · Vertriebsinnendienst · Alle Begriffe im Glossar
Den Telefonleitfaden immer vor Augen: Die Call-Mat ist eine Schreibtischmatte mit Gesprächsphasen, Beispielsätzen und Antworten auf Einwände, direkt unter deinem Laptop.
Marvin Karis
Gründer von Disco Mat
Marvin leitet seit über sieben Jahren Go-to-Market-Teams. Er hat die Disco-Mat gebaut, weil er zu oft gesehen hat, wie gute Gespräche an der einen vergessenen Frage scheitern.
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